Pengar är i ständig rörelse. Kan ni följa dem i realtid?

Vi ser att för många medelstora företag ser likviditetshanteringen fortfarande likadan ut: logga in på nätbanken, kopiera saldot till ett kalkylblad, och hoppas att bilden stämmer inför nästa betalningskörning. Det är ett manuellt arbetsflöde som inte bara kostar tid utan det skapar strukturella ”blinda” fläckar i företags likviditetsstyrning, berättar Bartosz.

Det paradoxala är att lösningarna redan finns. Moderna ERP-system har länge haft kapacitet för direktbankskopplingar, automatisk betalningsavstämning och realtidssynlighet på likviditet. Det är inte en fråga om teknisk mognad utan det är en fråga om huruvida funktionaliteten faktiskt är konfigurerad.

Fyra funktioner som förändrar ekonomiavdelningens vardag

1. Realtidssaldon direkt från banken.
   Det faktiska, löpande saldot är alltid tillgängligt direkt i affärssystemet utan manuell hämtning.
2. Automatisk betalningsavstämning.
   Inkommande betalningar matchas mot öppna fakturor med automatik.
3. Direktöverföring av betalningar via API.
   Godkända leverantörsbetalningar skickas automatiskt till banken. Ingen filexport och ingen manuell uppladdning behövs.
4. Komplett transaktionshistorik i ett och samma system.
   Fakturagodkännande, betalningsförslag, bankintegration och avstämning, allt samlat och spårbart.

Styr ni verksamheten på gammal information?

Utan aktuell likviditetsdata fattas beslut på information som kan vara 24 timmar eller äldre.

”Om vi ser att likviditeten är svag kan vi inte agera proaktivt. Och om vi vet att den är stark kan vi börja tänka på placeringar. Realtidsdata påverkar ett stort antal operativa beslut.”, konstaterar Bartosz.

I praktiken: vad Microsoft Dynamics 365 Business Central levererar

Som ett konkret exempel arbetar Bartosz med Microsoft Dynamics 365 Business Central, ett av de ledande affärssystemen för medelstora företag i Norden. Direktbankskoppling, automatisk betalningsavstämning och dashboard för likviditet i realtid, är inbyggd funktionalitet och inte tilläggsmoduler.

I länder, där OCR-referensnummer är standard för inkommande betalningar, innebär det att merparten av avstämningen sker automatiskt. Det innebär att ekonomichefen kan se allt på en gång i affärssystemet såsom vilka fakturor som innehåller avvikelser, vilka betalningar som väntar och vad banksaldot är, just i detta nu.

”Utan tillgång till aktuella siffror styr ni verksamheten, till viss del i blindo, utan full kontroll över vad som händer.”

Samma logik gäller för andra ledande ERP-plattformar med motsvarande integrationsmognad. Det avgörande är inte vilket system organisationen använder, utan om det är konfigurerat för att utnyttja kapaciteten fullt ut.

Den dolda kostnaden för att inte automatisera

Företag som väljer att inte automatisera betalar ändå i form av tid för det manuella arbete det medför. Kostnaden syns sällan på en egen rad i budgeten. Den är utspridd över hundratals små manuella arbetsmoment.

”Varje gång man behöver kontrollera ett saldo i nätbanken tar det tid och tid är aldrig gratis.”, konstaterar Bartosz.

AI förstärker välbyggda processer men reparerar inte trasiga

De ledande ERP-leverantörerna investerar aktivt i AI-assisterade kassaflödesprognoser. Men värdet förutsätter att den underliggande datan är korrekt och komplett. Bartosz förklarar hur han ser på prioriteringen. Bygg fundamentet först, automatisera det repetitiva och lägg sedan AI ovanpå en stabil dataplattform.

Hur kommer man igång?

Funktionaliteten finns redan i de flesta moderna affärssystem. Frågan är om den är aktiverad.

För företag som fortfarande hanterar manuella filöverföringar och månatliga avstämningar behöver första steget inte vara ett stort och kostsamt projekt, det kan börja med en enkel kartläggning av det befintliga flödet.

Känner ni att ni önskar stöttning?

På ECIT NORIAN genomför vi kartläggningar av betalnings- och likviditetsflöden för företag som vill förstå var de står så att de kan ta rätt beslut.